Mit der Dokumentenmanagement- und
Archivierungstechnologie lässt sich der
gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung
automatisieren. Dies beinhaltet die
Erfassung der Rechnungen, die Überprüfung,
den Freigabe-Workflow und die Weiterleitung
zur Zahlung.
Einsparungen werden dadurch erreicht, dass
die Unternehmen die Rechnungen nicht mehr
länger manuell überprüfen, intern verteilen,
in Papierarchiven suchen oder archivieren
müssen. Schema DMS und Archivierung
Automatische Rechnungsverarbeitungslösungen
optimieren den gesamten Prozess:
|
< |
Erfassen der Daten – Einsatz von
Bildbearbeitungs- und
Erkennungstechnologien, um die
relevanten Rech-nungsdaten zu erfassen. |
|
< |
Überprüfung und Freigabe – Rechnungen
werden au-tomatisch anhand von
mehrstufigen Workflows zur Prü-fung und
Freigabe weitergeleitet. Die Benutzer
werden bei allen Schritten im
Freigabeprozess per E-Mail
be-nachrichtigt und können diesen über
ein entsprechen-des Webportal
abschliessen. |
|
< |
Weiterleitung zur Zahlung – Nach der
Freigabe werden die Rechnungen zum
existierenden Buchhaltungssys-tem zur
Zahlung weitergeleitet. |
|
< |
Archivierung – Rechnungen werden gemäss
den Un-ternehmens- oder gesetzlichen
Vorschriften archiviert. |
Beispiel eines Dokumentenzyklus
Vorteile der automatischen
Rechnungsverarbeitung:
|
< |
Eliminierung von repetitiven und
zeitaufwendigen Tätig-keiten |
|
< |
Abnahme von Fehlern durch die
Minimierung der ma-nuellen Dateneingabe |
|
< |
Beschleunigung der Rechnungsfreigabe |
|
< |
Signifikante Platzeinsparungen, da die
Rechnungen nicht mehr in Papierform
abgelegt werden müssen |
|
< |
Archivierte Rechnungen können für einen Audit oder einen Gerichtsfall sofort wieder
hergestellt werden. |
|
IT-Weiterbildung