Verbesserung des Kundenservice und
Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter –
dies waren die vorrangigen Ziele der August
Mink KG bei der Einführung eines
Dokumenten-Management-Systems. Doppelarbeit
durch Suchen, Kopieren und
Wiedereinsortieren älterer Vorgänge und/oder
Zeichnungen sollte gänzlich entfallen.
Die
August Mink KG kann auf eine 160-jährige
Firmenge-schichte zurückblicken. Mink-Bürsten
zählt rund 280 Mitarbeiter, zahlreiche
europäische Vertriebsniederlassungen und
über 14 000 Kunden in der ganzen Welt. Als
Produktionsbetrieb werden jährlich über fünf
Millionen technischer Bürsten hergestellt,
als Dienstleister hat Mink vor allem die
Zufriedenheit seiner Kunden im Blick.
Digitalisierung schafft Platz
Nachdem Mink im Juli 2003 die Entscheidung
für ELOprofessional getroffen hatte, wurden
sukzessive 80 Arbeitsplätze mit der
Client-/Server-Lösung ausgestattet. Nach
Abschluss der Pilotphase übernahm das
Projektteam ab Dezember sukzessive die Daten
aus dem Pilotsystem. Ausserdem wurden über
90 000 Zeichnungen eingescannt und
verschlagwortet. Die entscheidende Vorgabe
war, möglichst wenig manuell einzugeben.
«Die Verantwortlichen beschränkten sich auf
die Kunden- und Artikelnummer, alle anderen
Daten wurden aus einem Excel-Sheet
eingespielt, so dass diese beiden Attribute
ausreichten, um eine eindeutige
Identifikation sicherzustellen», berichtet
Daniel Zimmermann, der für dieses Projekt
verantwortlich zeichnet.
Im Januar 2004 wurden dann alle
Kundenangebote sowie die Daten aus dem
ERP-System FORMAT – wie
Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und
Rechnungen – über die COLD-Schnittstelle ins
Archiv übernommen.
Im Februar und März folgten die übrigen
Vertriebsdokumente wie Bestellungen,
Schriftverkehr, Besuchsberichte usw.
Zusätzlich hatte das Projektteam
Ablagemasken programmiert, um diese
Dokumente nach dem Einscannen einfach zu
archivieren.
Das Ergebnis: Einsparung von rund 1500
Ordnern und der entsprechenden Regalfläche.
Ab März 2004 wurden die Mitarbeiter in
kleinen Gruppen mit dem neuen System
vertraut gemacht.
Elektronischer Rechnungsversand als logische
Konsequenz
Einen Monat später kam bei Mink die Idee
auf, den Rechnungsversand per Fax oder
E-Mail vorzunehmen. Da bereits alle
Rechnungen nach Erstellung automatisch aus
dem ERP-System FORMAT in ELO archiviert
werden, war dies die logische Konsequenz.
«Unsere 150 bis 200 Rechnungen täglich
sollten nicht mehr per Post an die Kunden
gehen. Wir versprachen uns neben einem
weiter verbesserten Kundenservice
Einsparungen bei Verwaltungstätigkeiten,
Porto und Briefpapier. Denn Tätigkeiten wie
Ausdrucken, Einkuvertieren, Frankieren usw.
wurden damit überflüssig», so Zimmermann.
Komfortableres Arbeiten und mehr
Kundenservice mit ELO
Heute gibt es bei Mink-Bürsten sowohl im
Einkauf als auch im Vertrieb keine manuelle
Ablage mehr. Das Papieraufkommen im
Posteingang hat sich zwar nicht reduziert,
doch nun entfällt die Aufbewahrung in
unübersichtlichen Papierarchiven. «Es läuft
alles perfekt», resümiert Daniel Zimmermann.
«Innerhalb der Verwaltung haben wir – bis
auf die Bereiche Personal und
Finanzbuchhaltung – alle zu optimierenden
Prozesse umgesetzt. Auch die
Leasingunterlagen sind schon im Archiv. In
der Produktion denken wir darüber nach, die
Anweisungen für Maschineneinstellungen und
Betriebsanleitungen zu archivieren.»
Die Kundenzufriedenheit, die aus der
schnelleren Auskunftsbereitschaft und der
Möglichkeit resultiert, den aktuellen Status
über das Versandavis abzurufen, überträgt
sich auch auf die Mitarbeiter. Sie möchten
das System nicht mehr missen. «Wir haben
heute niemanden im Unternehmen, der nicht
mit dem System zurechtkommt», meint Daniel
Zimmermann, «und …keiner will zurück zum
Papier! Das System geniesst die volle
Akzeptanz.»
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