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In einem AIS können alle
im Archiv üblichen Prozesse auf einer
einheitlichen Plattform abgewickelt werden.
Es können daher alle Unterlagen einer
Organisation unabhängig von Format,
Struktur, Inhalt oder Speichermedium in das
AIS übernommen, inhaltlich erschlossen, an
einen Speicherort (physisch oder
elektronisch) gelagert und den Benutzern
wieder zugänglich gemacht werden.
Erschliessung
Ein Archiv bildet Organisations- und
Aktenstrukturen in einer für digitale und
analoge Information einheitlichen
Archivtektonik hierarchisch ab. Deren
Bezeichnung, Anzahl und Einfügeregeln pro
Ast sind in einem AIS kundenspezifisch
definierbar. Dies schreibt auch Art. 8 GeBüV
vor, nach dem die archivierten Informationen
systematisch zu inventarisieren und vor
unbefugtem Zugriff zu schützen sind.
Ein DMS hingegen ist zum Beschreiben,
Ablegen und Suchen in einer bekannten
Organisationsstruktur konzipiert. Für die
Beschreibung von digitalen Dokumenten stehen
in der Regel nur wenige, für den laufenden
Betrieb wichtige Felder zur Verfügung. Da
sie feste Bezeichnungen haben, sind
Anpassungen oft mit hohen Kosten verbunden.
Papierdokumente können nicht beschrieben
werden.
Veränderungen in der Struktur können nicht
nachvollzogen werden, womit der Zusammenhang
von produzierender Stelle und ihren
Unterlagen verloren geht. Bereits
abgeschlossene Vorgänge müssen dann
verändert werden, was deren Authentizität in
Frage stellt.
Dagegen ist die Flexibilität der Metadaten
ein notwendiger Bestandteil eines AIS, mit
dem Unterlagen verschiedenster Zeiträume und
Herkunft erfasst werden. Sie werden entweder
nach internationalen Archiv-Standards oder
kundenspezifisch beschrieben. Selbst
definierte Erfassungsmasken passen sich an
die Bestände an (Urkunden, Fotos, Pläne,
elektronische Akten etc.). Dies macht die
Arbeit des Archivs leichter und ist für die
Benützung der Bestände durch die
Archivkunden notwendig.
Benutzung
Ein AIS bietet einerseits die Möglichkeit,
in allen Feldern des Systems zu suchen,
andererseits kann die Suche auf bestimmte
Bestände des hierarchischen Baums oder auf
bestimmte Zeiträume eingegrenzt werden, um
die Such-ergebnisse überschaubar zu halten.
Ein DMS hat in der Re-gel eine
Volltextsuche, teilweise eine Suche in den
wichtigsten Feldern. Dabei bleibt aber die
Individualität eines Archivs
unberücksichtigt.
Ein DMS verfügt für den internen Gebrauch
über eine differenzierte Rechtevergabe. Der
geregelte Zugriff nach einem längeren
Zeitraum oder für Aussenstehende kann jedoch
mit einem hohen Aufwand für die
Administration verbunden sein. Dagegen muss
ein AIS den Zugriff auf die Unterlagen
mittels Schutzfristkategorien strenger
kontrol-lieren, die jedoch flexibel den
Beständen, Serien oder einzelnen Dokumenten
zugewiesen werden können.
Nur mit solchen Funktionen kann die
Kontrolle über viele tausende Dokumente über
einen langen Zeitraum für einen zukünftigen
Benutzerkreis bewahrt werden. Eine
nachträglich manuelle Bearbeitung von
Zugangsbestimmungen wäre mit unvertretbar
hohem Aufwand verbunden.
Die Zuweisung von Schutzfristen ist auch die
Voraussetzung für die Veröffentlichung der
Unterlagen im Internet, denn nur öffentliche
Daten dürfen auch von jedermann gesehen
werden. Während ein DMS für den internen
Gebrauch geschaffen wurde, ist es Aufgabe
eines AIS, die Informationen einer grösseren
Öffentlichkeit zu präsentieren. Dabei müssen
aber verschiedene Benutzergruppen wie die
Öffentlichkeit, Akten produzierende Stellen
oder die Archivmitarbeiter unterschieden
werden können. |
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