Abacus: Digitales Personalmanagement

Digitale Zeiterfassung schnell einführen – kostengünstiges Abacus-Angebot für KMU

Wie einfach die Zeiterfassungslösung von Abacus in Betrieb genommen werden kann, lässt sich bei der auf die Produktion und den Service von Kühlschränken für den Medizinalbereich spezialisierten Firma Koch Kälte AG gut einsehen.«Einfach und schlank», ist das Motto der Zeiterfassungslösungen von Abacus.

Das Unternehmen Koch Kälte hat sich entschlossen, die neue Zeiterfassungslösung von Abacus einzusetzen. Dabei sollte die veraltete Stempeluhr durch ein modernes System ersetzt und den Servicetechnikern die Zeiterfassung mit Hilfe mobiler Geräte vor Ort beim Kunden ermöglicht werden.

Die Lösung: AbaClocK und AbaCliK

Die bisher eingesetzte Stempeluhr bescherte der Administration am Monatsende einen grossen Arbeitsaufwand. So mussten die Tagesstempelungen für jeden Mitarbeitenden mit einem Taschenrechner zusammengezählt werden. Dazu kamen auch die Monatsrapporte der vier Servicetechniker, die auf Papierformularen ihre Arbeitseinsätze dokumentierten. Waren einmal alle Arbeitszeiten, Überstunden und Absenzen kontrolliert, mussten diese für die Lohnabrechnung händisch zusammengetragen werden.

Die Inbetriebnahme von AbaClocK nahm wenig Zeit in Anspruch. Zuerst wurde in der Produktion eine Erfassungsstation installiert. Sie besteht aus einem iPad und einem integrierten Kartenlesegerät. Anschliessend erfolgte die Installation der Abacus-Lohnsoftware mit Zeiterfassung, in der die Stammdaten der 13 Mitarbeitenden erfasst wurden und so die Mitarbeiten­den im Unternehmen bereits am darauf folgenden Tag ihre Arbeitszeiten mit den ihnen ausgehändigten Karten vornehmen konnten.

Den vier Servicetechnikern wurde auf deren iPhone-Smartphone die für die Zeiterfassung zuständige Abacus-App AbaCliK geladen und so eingestellt, dass auch sie nach einer kurzen Instruktion ihre Arbeitszeiten erfassten konnten.

Zeiterfassung muss nicht teuer sein

Die Investition in die Abacus-Zeitwirtschaft inklusive Lohnsoftware kostete Koch Kälte weniger als 4000 Franken. Die Installation beanspruchte nicht einmal einen halben Tag. Auch für Kleinfirmen lohnt sich der Einsatz der Abacus-Zeiterfassung, zumal sie zu attraktiven Konditionen zur Verfügung steht. Mitarbeitende und Geschäftsleiter profitieren davon gleichermassen: Niemand muss sich damit mehrmals pro Tag für Kaffee- oder Mittagspausen ein- und ausstempeln.

Mario Solenthaler, Verkaufsinnendienst/Disposition, Koch Kälte AG: «Die neue Zeiterfassung mit AbaClocK und AbaCliK erspart uns viel Zeit, weil unsere Mitarbeitenden ihre Arbeitszeiten selbst erfassen und wir diese sofort in der Abacus-Software übersichtlich dargestellt haben.»

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Smartphone-App unterstützt Digitales Personalmanagement

Die ABACUS-App AbaCliK macht das Smartphone zur mobilen Drehscheibe zwischen den Mitarbeitenden und dem ERP des Unternehmens für den Austausch von Daten und Informationen. Dies bringt Unternehmen nicht nur eine Zeit- und Kostenersparnis, sondern sorgt zudem dafür, dass gesetzliche Richtlinien – beispielsweise die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung – eingehalten werden können.

Drehscheibe zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgeber

Mit AbaCliK lässt sich der Employee-Self-Service (ESS) elegant realisieren. Mitarbeitende haben den mobilen Zugriff auf ihre Personaldaten in der ABACUS Business Software und deren Bewirtschaftung auf dem Smartphone. Der Mitarbeitende kann beispielsweise Adresse, Zivilstand oder Bankdaten selbstständig ändern sowie Absenzen, Ferien oder einen Unfall melden. Der Arbeitgeber verschickt Lohnabrechnungen oder Lohnausweis direkt auf die App des Mitarbeitenden. Genehmigungsprozesse werden durch die mobile Visumskontrolle vereinfacht.

Das Smartphone wird zur Stempeluhr: Arbeitszeiten einfach und mobil erfassen

Kommen/Gehen-Zeiten lassen sich bequem über das Smartphone erfassen. Unterstützt durch die RFID-, Barcode- oder Geofencing-Technologie zeichnet die App auf Wunsch automatisch auf, wenn jemand den Arbeitsplatz betritt oder verlässt. Somit können jederzeit die gesetzlich vorgeschriebenen Arbeits- und Pausenzeiten überprüft und ihre Einhaltung gegenüber Kontrollinstanzen auch nachgewiesen werden. So kann mit AbaCliK den Vorschriften des Arbeitsgesetzes und der neuen Verordnung auf einfache Weise nachgekommen werden, Arbeitszeiten und Pausen der Mitarbeitenden zu dokumentieren.

Auch eine projektbezogene Stundenerfassung von Leistungen wie Beratungen etc. lässt sich auf AbaCliK vornehmen und direkt in die ERP-Software synchroni­sieren für die Weiterverarbeitung der Daten wie z.B. die Fakturierung an den Kunden.

Spesen bequem erfassen und verwalten

Quittungen, Spesenbelege von Mittagessen oder Geschäftsreisen, Dokumente und auch Aktivitäten wie «Anzahl gefahrener Kilometer» erfassen die Mitar­beitenden bequem auf dem Smartphone. Diese Daten und Belege lassen sich in die ABACUS Projektverwaltungs- oder Lohnsoftware übertragen für die Weiterverarbeitung und die Auszahlung der Auslagen. Auf Wunsch können sie auch an beliebige Empfänger verschickt werden wie an den Vorgesetzten, den Personalverantwortlichen oder auch an den Treuhänder.

Der gemeinsame Einsatz von AbaCliK mit der ABACUS-Business-Software ermöglicht es, Nachrichten und Aufgaben zu empfangen und zu versenden.

Die ESS-Funktion ermöglicht es Mitarbeitenden, direkt in AbaCliK Adresse, Zivilstand oder Bankdaten selbständig zu ändern sowie Absenzen, Ferien oder einen Unfall zu melden.

Die neue Funktion In & Out erlaubt auf verschiedene Arten die automatische, tägliche Präsenzzeiterfassung.

 

ABACUS Research AG

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Tel.: +41 (0)71 292 25 25
www.abacus.ch

Als einer der führenden Schweizer Hersteller entwickelt ABACUS seit mehr als zwei Jahrzehnten qualitativ hochstehende Business-Software. Das flexible, modulare Design ermöglicht integrierte Gesamtlösungen für jedes Unternehmen und ist offen für individuelle Anpassungen an neue Technologien und an veränderte Geschäftsprozesse.

Durch den Einsatz modernster Technologien optimiert die
ABACUS-Software sowohl die internen Prozesse als auch die Beziehungen mit den Lieferanten und Kunden. Zudem lässt sich die ABACUS-Software auch übers Internet ortsunabhängig nutzen, und iPad Apps unterstützen die mobile Anwendung der Software.