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:: DMS Dokumentenmanagement & Archivierung
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Dokumentenmanagement & Archivierung (DMS
/ AIS)
Prozessunterstützung für Unternehmen und
öffentliche Verwaltungen
ISBN
978-3-905413-70-0
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Was ist
Dokumentenmanagement (DMS)?
Was ist bei der Archivierung zu beachten?
Wo sind betriebswirtschaftliche Potenziale?
Welche Begriffe muss man kennen?
Wie findet man den richtigen DMS-Anbieter?
Welche Evaluationskriterien sind zentral?
Wie rechnen sich DMS-Systeme?
Die Bewältigung immer
grösserer, immer hetero-
generer Dokumentmengen erhöht zusehends
auch den Druck in kleineren Gemeinden und
mittelständischen Unternehmen nach elektro-
nischen Lösungen zu suchen. Dokumenten-
management-Systeme (DMS) und Elektronische
Archivierungen (EA) bieten ausgereifte Tech-
nologien dazu. Um DMS und EA erfolgreich
einzuführen muss jedoch doch vor allem
unter-
nehmensintern viel Vorarbeit geleistet
werden.
Das Booklet
«Dokumentenmanagement &
Archivierung» bietet das Wichtigste zum
Thema:
kurz und prägnant. Übersichten, Checklisten
und Praxistipps machen aus diesem Booklet
eine wertvolle Informationsquelle und ein
übersichtliches Nachschlagewerk.
Erscheinungsdatum: 26. März 2007
Autoren:
Barbara
Thönssen und Knut Hinkelmann |
Direkt
bei beim Editionspartner bestellen >>
Weitere
Booklets >>
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Inhalt :: Dokumentenmanagement &
Archivierung (DMS)
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Titel DMS
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Dokumentenmanagement & Archivierung DMS/AIS
Prozessunterstützung für Unternehmen
und öffentliche Verwaltungen
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Zielgruppe
DMS
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Entscheider in
Unternehmen (KMU / Mittelstand)
Entscheider in
öffentlichen Verwaltungen (Gemeinden / Kanton)
Archivar, Verantwortliche für die Archivierung
E-Business Projektleiter (Dokumentenmanagement,
Archivierung)
E-Business Berater (Dokumentenmanagement,
Archivierung)
MitarbeiterInnen E-Business-Projekten im Bereich
DMS
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Kapitel DMS
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Vorwort von
Bernhard Zöller,
Zöller & Partner GmbH, VOI |
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1. |
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Management Summary
DMS |
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2. |
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Grundlagen DMS |
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3. |
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Lösungen für DMS &
Archivierung |
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4. |
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Evaluation DMS |
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5. |
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Einführung und
Betrieb DMS |
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6. |
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DMS- und
Archivierungsmarkt |
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7. |
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Ausblick |
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8. |
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Literatur & Websites
zu DMS |
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9. |
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Glossar DMS |
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10. |
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Editionspartner |
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11. |
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Autorenteam und
BPX |
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Empfehlung
zu DMS
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Dokumentenmanagement ist auch
immer mit der Frage der Verantwortlichkeit und
rechtlichen Rahmenbedingungen für das Management
gekoppelt.
Wenn Sie hierzu mehr wissen möchten,
interessiert Sie eventuell auch das Booklet
«Records Management». Hier schildert der
Rechtsanwalt und IT-Experte Lukas Fässler die
Besonderheiten des Dokumentenmanagements für
Unternehmen und öffentliche Verwaltungen aus
rechtlicher Sicht.
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Aktuelle
Management-
Fragen zu DMS
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Was
ist Dokumentenmanagement (DMS)?
Was ist bei der Archivierung zu beachten?
Wo sind betriebswirtschaftliche Potenziale?
Welche Begriffe muss man kennen?
Wie findet man den richtigen DMS-Anbieter?
Welche Evaluationskriterien sind zentral?
Wie rechnen sich DMS-Systeme?
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Links DMS
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Weiterbildung
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Artikel DMS
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Dokumentenmanagement & Archivierung
von Barbara Thönssen und Knut Hinkelmann:
erschienen im Organisator, 03/2007, Seite 40 ff.
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Cover DMS
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«DMS
und Archivierung»
in hoher Auflösung, JPG, ca. 800 KB
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Vorwort DMS
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von Bernhard Zöller
Die meisten
geschäftskritischen Informationen und Unterlagen
werden mittlerweile digital erzeugt, empfangen
und abgelegt, unabhängig von Branche und
Unternehmensgrösse. DMS
(Dokumentenmanagementsysteme) und ECM-Systeme (En-terprise
Content Management) sind zunehmend die Basis für
eine geordnete, sichere und nachvollziehbare
Verwaltung dieser Informationen inkl. der nach
wie vor beträchtlichen Papierflut im
Posteingang.
Aufgrund des Preisverfalls der meisten
Komponenten (Spei-cher, PCs, Server usw.) sind
solche Lösungen mittlerweile auch für kleinere
und mittelständische Unternehmen erschwinglich
geworden. Die Gründe für die Abschaffung von
Papier und die Einführung DV-gestützter
Ordnungssysteme in den geschäfts-kritischen
Dokumentenabläufen sind zahlreich. Hinzu kommen
die rechtlichen Rahmenbedingungen (OR, GEBÜV,
ElDI-V, Sarbanes-Oxley, Basel II usw.), die den
Anwender auch bei der Aufbewahrung
elektronischer Unterlagen in die
Sorgfalts-pflicht nehmen.
Die Vision des papierlosen Büros findet sich
zwar nirgendwo. Differenziert man bei der
Betrachtung aber «papierarm» und «papierlos»,
dann zeigt sich der Fortschritt dieser
Technologien in den letzten Jahren: Hunderte
elektronischer Archiv- und DMS-Lösungen sind in
kundennahen oder in administrativen Bereichen
installiert. Papierlose Prozesse und papierarme
Abteilungen sind keine Vision, sondern
betrieblicher Alltag in vielen Organisationen.
Das vorliegende Booklet «DMS und
Archivierung» trägt zur weiteren Aufklärung in
einem noch relativ jungen Markt bei, der sich
schnell verbreitet und dessen Funktionen
zunehmend Bestandteil der Infrastruktur vieler
Organisationen sein werden. |
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Leitfaden Keywords
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:: Ablegen, Ablage
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:: AIS
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:: Archiv Informationssystem
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:: Annotation
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:: Archivhandbuch
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:: Archivierung, archivieren
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:: archivwürdig
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:: ASP
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:: Application Service Providing
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:: attributieren
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:: authentisch
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:: Barcode
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:: Basel II
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:: Boolsche Operatoren
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:: Change-Management
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:: Check-In / Check-Out
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:: CMS
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:: Content Management System
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:: Customizing
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:: Data Dictonary
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:: Datentyp
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:: Denomarlisierung
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:: deskripieren
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:: Deskriptor,Deskriptoren
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:: DMS
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:: Dokumentenmanagement
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:: Dokumentenart
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:: Dokumentformat
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:: Dokumenttyp
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:: DRT
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:: Document Related Technology
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:: DVD
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:: EA
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:: Elektronisches Archiv
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:: Elektonische Archivierung
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:: ECM
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:: Enterprise Content Managemet
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:: EIDI-V
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:: fakultativ
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:: GeBüv
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:: ICR
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:: Intellig. Character
Recognition
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:: Image
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:: Image Processing
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:: Index, indexieren
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:: indizieren
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:: Invertierte Liste
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:: Langzeitarchivierung
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:: Metadaten
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:: obligatorisch
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:: OCR
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:: Optical Character Recognition
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:: OR
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:: Pixel
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:: Recherche, recherchieren
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:: RM Records Management
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:: Sarbanes-Oxley
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:: Scan
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:: Stakeholder
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:: Stoppwortliste
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:: Term
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:: verschlagworten
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:: Volltext-Retrieval
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:: Volltextsuche
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:: Wildcard
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:: WfMS
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:: Workflow Management System
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:: WORM
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:: Write once read many
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:: Versionierung
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:: Fallstudien der Editionspartner bei
Dokumenenmanagement DMS
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Editionspartner |
ERP-Fallstudien: |
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Mit der Dokumentenmanagement- und
Archivierungstechnologie lässt sich der
gesamte Prozess der Rechnungsverarbeitung
automatisieren. Dies beinhaltet die
Erfassung der Rechnungen, die Überprüfung,
den Freigabe-Workflow und die Weiterleitung
zur Zahlung.
Einsparungen werden dadurch erreicht, dass
die Unternehmen die Rechnungen nicht mehr
länger manuell überprüfen, intern verteilen,
in Papierarchiven suchen oder archivieren
müssen.
:: Die ganze DMS/Archivierungs-Fallstudie von
Arcplace
:: Das DMS-Booklet direkt bestellten
bei Arcplace |
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Verbesserung des Kundenservice und
Arbeitserleichterung für die Mitarbeiter –
dies waren die vorrangigen Ziele der August
Mink KG bei der Einführung eines
Dokumenten-Management-Systems. Doppelarbeit
durch Suchen, Kopieren und
Wiedereinsortieren älterer Vorgänge und/oder
Zeichnungen sollte gänzlich entfallen.
Nachdem Mink im Juli 2003 die Entscheidung
für ELOprofessional getroffen hatte, wurden
sukzessive 80 Arbeitsplätze mit der
Client-/Server-Lösung ausgestattet.
:: Die ganze DMS/Archivierungs-Fallstudie von
ELO |
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Die Energie-
und Wasserversorgung Mittleres Ruhrgebiet (ewmr)
hat ihr Dokumentenmanagement mit Hilfe des
IT-Spezialisten rku.it entscheidend
verbessert. Eine an die Bedürfnisse der ewmr
mit ihren drei
Stadtwerke-Tochtergesellschaften angepasste
digitale Kundenakte ermöglicht seit August
2006 per Mausklick den Zugriff auf die
relevanten Dokumente. Dies erhöht nicht nur
die Wirtschaftlichkeit, sondern bietet
wesentliche Vorteile bei der
Kundenbetreuung.
:: Die ganze DMS/Archivierungs-Fallstudie von
rku.it |
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In einem AIS
können alle im Archiv üblichen Prozesse auf
einer einheitlichen Plattform abgewickelt
werden. Es können daher alle Unterlagen
einer Organisation unabhängig von Format,
Struktur, Inhalt oder Speichermedium in das
AIS übernommen, inhaltlich erschlossen, an
einen Speicherort (physisch oder
elektronisch) gelagert und den Benutzern
wieder zugänglich gemacht werden. Ein Archiv
bildet Organisations- und Aktenstrukturen in
einer für digitale und analoge Information
einheitlichen Archivtektonik hierarchisch
ab.
:: Die ganze DMS/Archivierungs-Fallstudie von
Scope |
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:: Artikel zu DMS und Archvierung (Interview folgt)
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IT-Weiterbildung