Vorwort DMS
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Der
Umgang mit Informationen im Unternehmen
(Privatwirtschaft) oder im Staat (Bund, Kantone,
Gemeinden) ist in verschiedener Hinsicht von
zentraler Bedeutung. Beide sind auf
Informationen angewiesen. Ohne den Zugang zu
Informationen ist ein Unternehmen tot und die
staatlichen Institutionen sind nicht mehr in der
Lage, ihre gesetzlichen Aufgaben zu erfüllen.
Früher waren Unternehmens- oder
Verwaltungs-Informationen vornehmlich auf Papier
gespeichert, heute werden über 90% aller
geschäftsrelevanten Informationen in
Informatiksystemen (Datenbanken, Files der
Büroautomation usw.) gespeichert.
Die
Festlegung der Grundsätze im Umgang mit allen
Informationen im Unternehmen oder in der
Verwaltung liegt ausschliesslich und zuerst in
der Verantwortung der Führungskräfte. Es sind
dies der Verwaltungsrat und die Geschäftsleitung
bzw. die Exekutive (z.B. Stadtrat oder
Gemeinderat, Regierungsrat,
Departementssekretäre). Sie haben die primäre
Verantwortung für die Auswahl (cura in eligendo),
die Instruktion (cura in instruendo) sowie die
Überwachung (cura in custodiendo) von Personen,
Infrastrukturen oder Prozessen zur
Sicherstellung eines geordneten und
gesetzeskonformen Informationsmanagements.
Verantwortung kann man nicht delegieren. Sie
verbleibt in jedem Falle bei den zuständigen
Führungskräften.
Deshalb
ist es von entscheidender Bedeutung für die
Erfüllung der gesetzlichen Sorgfaltspflichten
der Führungskräfte, dass diese bestimmen, wer
wie, wann, wie oft, in welcher Form und wo die
geschäftsrelevanten Informationen bearbeitet,
zwischenspeichert (Zwischenarchiv) oder
gesetzeskonform aufbewahrt (Langzeitarchiv). Die
Führungskräfte tun gut daran, die einmal
festgelegten Prozesse, Anforderungen und
Massnahmen auf ihre Umsetzung im Unternehmen
oder in der Verwaltung zu prüfen. Mindestens
einmal jährlich gibt sich der Verwaltungsrat
darüber Rechenschaft, ob die für ihn und das
Unternehmen anwendbaren Compliance-Grundsätze
(Corporate Governance) hinreichend bekannt sind
und diesen dauernd nachgelebt wird (Art. 20 Abs.
2 des swiss code of best practice for corporate
governance, Ausgabe Juli 2007, economiesuisse).
Dieselben Grundsätze sind auch für die
Exekutivmitglieder in den öffentlichen
Verwaltungen aller Staatsorganisationen
anwendbar (http://www.fsdz.ch - Fachartikel
«Sorgfaltspflichten der Exekutive»).
Das
vorliegende Booklet fasst in übersichtlicher und
gut strukturierter Weise die wichtigen
Grundlagen zusammen und gibt damit zielgerichtet
und schnell umfassende und gute
Entscheidungsgrundlagen, damit Führungskräfte
das Richtige auch richtig tun.
von
Lukas
Fässler, Rechtsanwalt & Informatikexperte, Zug |
IT-Weiterbildung