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Social Media im Unternehmen: Zehn Tipps zur erfolgreichen Einführung

Matthias Tausendpfund

Soziale Netzwerke und Web-2.0-Werkzeuge sind in aller Munde. Immer mehr Menschen möchten auf diese Art kommunizieren – auch am Arbeitsplatz. Matthias Tausendpfund, Solutions Consultant, Engagement Solutions beim ECM-Anbieter OpenText, gibt zehn Tipps, was Arbeitgeber und Unternehmen dabei beachten sollten:

Social Media sind eine Frage der Kultur – Foren, Blogs, Wikis und Communities setzen eine Kommunikationskultur voraus, in der Offenheit und das direkte Gespräch unabhängig von Titeln, Zuständigkeiten und Standorten einen hohen Stellenwert einnehmen. Das Management muss entscheiden, ob eine solche Kultur gewünscht ist, und den damit verbundenen Wandel einleiten, begleiten und gestalten.

Social Media setzen ganzheitliches Denken voraus – definieren Sie zunächst klare messbare Ziele und erarbeiten Sie eine Strategie! Ein Ziel können weniger Rückfragen im Helpdesk sein. Daraus lassen sich geeignete Prozesse und Werkzeuge ableiten.

Social-Media-Kommunikation braucht Regeln. Legen Sie fest und besprechen Sie mit Ihren Mitarbeitern, welche Themen über Social Media diskutiert werden sollen und welche traditionellen Medien vorbehalten sind! Ordnen Sie den verschiedenen Medien Nutzerkreise zu und definieren Sie, welche Medien und Themen vom Organigramm losgelöst sind und wie weit! Empfehlenswert sind ferner Benimmregeln.

Geben Sie dem Wandel Zeit und fangen Sie klein an! Eine neue Kultur, neue Prozesse und neue Regeln werden nicht von heute auf morgen gelebt. Definieren Sie deshalb im ersten Schritt einen engen Rahmen für den Social-Media-Einsatz! Die Erfahrungen, die Sie dabei sammeln, können Sie für die Verfeinerung Ihrer Strategie, Ziele und Prozesse nutzen.

Im Mittelpunkt der Kommunikation steht der Mensch, unabhängig von seiner jeweiligen Rolle als Kunde, Partner oder Mitarbeiter. Menschen nutzen umso bereitwilliger die Möglichkeiten von Social Media, je höher die Wertschätzung ist, die sie dabei erfahren. Jeder Beitrag muss daher honoriert werden. Respekt und Anerkennung sind wichtige Motivationsfaktoren.

Social-Media-Kommunikation ist Dialog. Planen Sie deshalb ausreichend Ressourcen ein! Jeder, der sich in sozialen Netzwerken einbringt, erwartet ein Feedback, will gehört und verstanden werden – und das möglichst schnell. Social Media sind nicht einfach ein weiterer Kommunikationskanal, über den Botschaften in nur eine Richtung vom Unternehmen zur Zielgruppe transportiert werden. Social Media-Kommunikation geht in beide Richtungen.

Vernetzt statt isoliert – Das Nutzenpotenzial von Social Media ist umso größer, je mehr Menschen sich beteiligen. Abhängig vom Thema muss daher der jeweils maximal mögliche Nutzerkreis angesprochen werden und die Nutzer selbst müssen diesen Kreis erweitern können.

Integriert statt abgekoppelt – nur wenn Social-Media-Tools in die Prozesse und anderen Unternehmenssysteme integriert sind, kommt es zu echter Kommunikation. Denn hier, speziell in den Content Management- und Kernsystemen der Unternehmen, liegen die Informationen, die für verbindliche Auskünfte im Support, eine fundierte Diskussion in der Entwicklung oder die schnelle Bearbeitung von Rückfragen aus der Produktion benötigt werden.

Erlauben Sie den Blick hinter die Kulissen! Die Außenkommunikation über Social Media ist keine Nebentätigkeit. Ideen und Anregungen aus der Community müssen verstanden und zuverlässig aufgegriffen und weiterverfolgt werden, bis daraus neue oder bessere Produkte und Dienstleistungen entstehen. All dies muss transparent gemacht werden. Dies setzt kompetente Mitarbeiter voraus. Deren Kommunikationsfähigkeit und fachliche Qualifikation sind daher entscheidend.

Sorgen Sie von Anfang an für Sicherheit! Social Media bergen die Gefahr, dass sensible Informationen das Unternehmen verlassen. Neben Regeln, klar definierten Prozessen und der Auswahl der speziell für die Außenkommunikation am besten geeigneten Mitarbeiter benötigen Sie Werkzeuge, die über Sicherheitsmechanismen verfügen.

via DMS EXPO Newsletter – Social Media im Unternehmen: Zehn Tipps zur erfolgreichen Einführung | Messe Stuttgart – Mitten im Markt.

23.-25. Oktober 2012 Messe Stuttgart